En el contexto actual, para posibilitar el trabajo en equipo y a distancia surgieron cientos de aliados digitales que nos ayudaron en este proceso. ¿Cuántas nuevas aplicaciones conociste en este contexto de pandemia y homeoffice? En esta nota te presentamos dos aliadas fundamentales para la gestión de proyectos en equipo.

El contexto que nos atraviesa este año nos obliga constantemente a reordenar nuestras actividades del día a día, a reconfigurarlas. Luego de varios meses, a muchas de ellas pudimos encontrarle un lugar virtual y, a medida que pasa el tiempo, a dichos lugares se les otorga cada vez más importancia ya que no solo vos, sino el mundo se tiene que adaptar cada día más a estos nuevos lugares virtuales.

Tal es el caso de aplicaciones como Trello y Asana. Estos recursos surgen como reemplazo de esa larga mesa de trabajo en donde se designaban tareas y se compartían ideas. Quizás lo más difícil al comienzo de toda esta situación, en lo que es el área del trabajo o de los estudios, fueron los trabajos grupales y la coordinación para llevarlos adelante. Es así que muchas de las aplicaciones ya existentes hace tiempo ocupan en este momento un rol fundamental. Trello y Asana constituyen casos ejemplares.

 

¿Qué es Trello y para qué sirve?
Trello es una aplicación basada en el método Kanban y sirve para gestionar tareas permitiendo organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas en forma de columnas.

Sirve para la gestión de proyectos, ya que permite representar distintos estados y compartirlos con diferentes personas integrantes de un proyecto. Con ella se intenta mejorar las rutinas de trabajo de un equipo generando prioridades, tiempos, avisos y otras opciones perfectas para organizar un proyecto en el que colaboran varias personas.

Este recurso no solo es usado dentro sector empresas, donde muchos proyectos organizan el trabajo grupal con esta plataforma, sino que también muchos emprendimientos autónomos y particulares la utilizan en su día a día para organizar y priorizar sus tareas cotidianas.

Lo interesante de Trello es que se basa en el método Kanban donde se utilizan los famosos To Do, Doing y Done. Esta organización hace gestionar el desarrollo de un proyecto, basta con listar todas las tareas que componen un proyecto e ir colocándolas en tres columnas según su estado:
1ª columna: To Do – Por hacer.
2ª columna: Doing – Haciéndose.
3ª columna: Done – Hecho.

Existe la versión gratuita que contiene las funciones necesarias para un uso amplio de la misma, y la aplicación online es editable y compartida en tiempo real, por ende no necesita de actualizaciones ni guardar los proyectos antes de salir. Es muy simple e intuitiva y no requiere de formación ni aprendizaje previo.

Cuenta con un sistema de notificaciones que avisa cuando se hacen cambios en los tableros, pudiendo controlar cualquier desviación del proyecto. Estas notificaciones también pueden recibirse por correo electrónico.

La función del etiquetado de colores es muy interesante para destacar y organizar visualmente las tareas o marcar algunas destacadas. Con respecto al motor de búsquedas es muy rápido, y permite encontrar la tarea que se precise en el momento que se quiera.

Se pueden publicar tableros privados o públicos y compartirlo con quien se desee, lo cual evidencia las pocas limitaciones de dicha aplicación. Con respecto a la conexión, esta es segura y ofrece confidencialidad de los datos con copias de seguridad cifradas similares a la que utilizan los bancos.

Por el otro lado tenemos Asana; es una aplicación para la web y dispositivos móviles en la que es posible registrarse con cualquier dirección de email o utilizando una cuenta de Google. Permite a los grupos de trabajo compartir, planificar, organizar y seguir el progreso de las tareas en las que cada integrante está trabajando, se enfoca precisamente en mejorar la comunicación entre colegas y equipos de trabajo.

Asana se organiza a partir de Proyectos, a los que se les puede agregar una breve descripción para que cada quien pueda informarse rápidamente sobre qué trata, y también se puede agregar el apartado Tareas. Es ideal cuando se pretenden cumplir objetivos y organizar el trabajo en forma conjunta ya que se pueden asignar colaboradores o responsables de la realización, tanto de los proyectos como de las tareas en particular. Asimismo, se pueden agregar fechas límites para organizar el flujo de obligaciones, agregar archivos adjuntos y realizar comentarios en las actividades de cualquier miembro del equipo.

Las formas de visualizar la información hacen de Asana una potencial herramienta para la gestión del trabajo. Todas las tareas que se ingresen a la aplicación pueden ser visualizadas en el calendario, esto facilita la previsión de los quehaceres diarios y organizar a futuro el trabajo, como también se pueden ver los progresos de tareas en gráficos estadísticos lo cual permite obtener la información agrupada y representada fácilmente. Además, se utilizan colores y un estilo moderno y minimalista, lo cual contribuye a la fluidez en la visualización.

Como bien dijimos, esta herramienta es ideal para mantener al staff conectado y sincronizado, con lo cual no podrían faltar las alertas y notificaciones. La aplicación está configurada para que al establecer fechas se envíen notificaciones sobre lo que tenemos que hacer en el día y esto también se puede visualizar en la plataforma: cuáles son nuestras actividades a realizar: hoy, mañana o durante la semana. ¡Es una agenda virtual potenciada!

Como Trello, también trabaja con casilleros que se pueden mover de un espacio a otro, de proyecto a proyecto o el orden de las actividades que queremos realizar. Otorga mucha movilidad de elementos, es muy dinámica y maleable.

Asana ofrece planes gratis y pagos. El primero ofrece un máximo de 15 integrantes en un equipo de trabajo; tareas, proyectos y conversaciones ilimitadas y un escritorio básico. Y por otro lado, la opción de abono incluye además de todo esto, la función de privacidad en equipos y proyectos, invitación ilimitada de más integrantes, escritorios ilimitados, posibilidad de exportar la información, autenticación avanzada y administración centralizada. Para un equipo de trabajo de hasta 15 personas, Asana funcionará de manera gratuita. Distinto será si se quiere utilizar la aplicación para toda una empresa en donde hay más personas involucradas que interaccionen entre sí en sus tareas diarias.

Es una herramienta muy intuitiva y fácil de usar, pero de cualquier modo en su sitio web presentan descripciones detalladas sobre las herramientas que se ofrecen.

Si generamos una diferenciación entre ambos recursos podríamos decir que Trello es un software simple, intuitivo y fácil de usar que no conlleva mucho tiempo de aprendizaje. La desventaja es que esta herramienta puede ser limitada cuando se trata de proyectos realmente complejos. Si bien es posible gestionar varios proyectos sencillos en Trello, puede resultar difícil gestionar varios proyectos complejos simultáneos con este software.

Asana tiene un software sofisticado con una variedad de características que permitirán trabajar más fácilmente, en especial si se necesitan manejar proyectos complejos y equipos grandes. Trello en cuanto a su estilo es más rígido, más formal, tiene columnas y solo permite mover la información de un lado a otro, en cambio Asana tiene una interfaz mucho más agradable y más flexible, lo que permite armar muchos proyectos distintos, con distintas tareas dentro. Se reconoce más como una red que habilita mayor dinamismo e interacción con respecto a la información y a la comunicación.

Asana es como una agenda virtual, visualiza los datos y la información de diferentes modos haciendo más hincapié en los objetivos. Debemos destacar que Trello no ofrece ni la opción de crear una lista de tareas y subtareas, ni la posibilidad de reagruparse, las cuales consideramos que son dos funcionalidades indispensables en la planificación de un proyecto. Por otro lado, es importante recalcar que Asana cuenta con la aplicación para celulares.

Por Agostina Di Nardo, Valentina García Castaño y Martina Pugliese, estudiantes del seminario Ciberculturas, ciclo 2020.